Zusammenfassung
Für ein wachstumsstarkes Unternehmen liegt das größte Risiko nicht im Bau selbst, sondern in Verzögerungen durch komplexe Genehmigungsprozesse.
Mit AntragHeld erhielt Aware verlässliche Planbarkeit, klare Verantwortlichkeiten und eine vollständig ausgelagerte Behördenkommunikation.
So konnte sich das Team auf Expansion und Organisation konzentrieren – während AntragHeld die baurechtliche Komplexität strukturiert und proaktiv im Hintergrund steuerte.
Aware App
Aware ist ein schnell wachsendes Consumer-Tech-Unternehmen mit mehreren Standorten in Deutschland. Durch den Ausbau ihrer physischen Touchpoints – fünf weiteren Standorten in dm-Märkten – entstand eine Herausforderung, die viele Scale-Ups kennen: Bauanträge für Nutzungsänderungen und technische Nachweise mussten zuverlässig und ohne Verzögerungen eingereicht werden, damit Expansionspläne nicht ins Stocken geraten.
Mit jeder neuen Location wurde klarer:
Wachsende Unternehmen wollen Standorte eröffnen – nicht interne Kapazitäten in Abstimmungen mit Bauämtern binden.
Die logische Konsequenz: Der Bauantrag wird ausgelagert.
Die Herausforderung für Aware
Aware stand vor drei Hindernissen, die sich mit zunehmender Standortanzahl verstärkten:
1. Unterschiedliche Städte, unterschiedliche Anforderungen
Jede Kommune arbeitet mit eigenen Vorgaben, Formularen und eigenen Entscheidungswegen. Jedes Projekt musste immer wieder individuell mit den jeweiligen Sachbearbeitenden abgestimmt werden – ein Prozess, der Eröffnungen verzögern konnte.
2. Kein internes Baugenehmigungs-Team
Für viele Scale-Ups rechnet sich keine eigene Abteilung für Bauantragsprozesse. Trotzdem müssen Fristen, Auflagen und formale Anforderungen eingehalten werden, um Launch-Termine zu sichern.
3. Hohe Opportunitätskosten bei Verzögerungen
Jede verschobene Woche bedeutete für Aware entgangene Umsätze und eine spätere Markteinführung.
Gesucht wurde ein Partner, der planbar, effizient und proaktiv arbeitet.
Wie AntragHeld hilft
In den ersten Gesprächen wurde deutlich, dass Aware vor allem drei Dinge benötigte:
Planbarkeit statt Überraschungen
Mit klarer Zeitschiene, transparenter Abstimmung und einem strukturierten Prozess, der Nachforderungen weitgehend ausschließt.
Rundum-Service für das interne Team
AntragHeld übernimmt 100% der Kommunikation mit Bauämtern und externen Nachweisführenden.
Persönliche Betreuung & klare Verantwortlichkeiten
Aware Projekte sollten auf Management-Level geführt werden - ohne Callcenter, ohne Ticketsystem, mit kurzen Wegen und nachvollziehbaren Entscheidungen.
Um dies zu ermöglichen, prüfte AntragHeld jeden Standort im Detail: baurechtliche Anforderungen, Standorttypologie und wiederkehrende Engpässe.
Aus diesen Erkenntnissen entstand ein skalierbares Genehmigungsmodell, das sich mit jedem neuen Projekt weiter verfeinerte.
Die Lösung: Der Genehmigungspartner für Expansionsteams
AntragHeld entwickelte einen End-to-End-Prozess, der speziell auf Unternehmen mit mehreren Standorten ausgelegt ist — strukturiert, wiederholbar und dennoch individuell genug für die Besonderheiten jeder Kommune.
A) Standort-Pre-Check (48h)
Frühzeitige Risikoidentifikation zu Brandschutz, Schallschutz, Stellplatzsatzungen, Abstandsflächen und bautechnischen Nachweisen.
Ergebnis: Eröffnung möglich oder erfordert bauliche Anpassungen.
B) Standardisierte Aware-Dokumentenbibliothek
Eine zentrale, wiederverwendbare Bibliothek aller erforderlichen Unterlagen
→ reduziert Bearbeitungszeiten und beschleunigt Folgeanträge um bis zu 50 %.
C) Rundum-Sorglos-Behördenkommunikation
AntragHeld übernimmt sämtliche Abstimmungen:
- mit Bauämtern
- mit Nachweisführenden (Statik, Brandschutz, Schallschutz)
- bei Nachforderungen: Bewertung → Lösung → Einreichung
- lückenlose Dokumentation aller Schritte für Aware
D) Klare Prozessübersicht
Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, wo das Projekt steht – ohne operative Abstimmungen übernehmen zu müssen.
E) Executive-Service-Level
Direkter Zugang zur AntragHeld-Geschäftsführung, verlässliche Erreichbarkeit und kurze Entscheidungswege – ohne Ticketsystem.
„Mit AntragHeld hatten wir endlich die Betreuung, die uns wirklich den Rücken freigehalten hat. Wir konnten fünf neue, stark frequentierte Standorte eröffnen, ohne uns in Abstimmungen mit Bauämtern zu verlieren. Die klare Struktur und die regelmäßigen Updates haben uns ermöglicht, unser Team aufzubauen und die gesamten Eröffnungen sauber zu organisieren.“Ferdinand Schmidt-Thomé
Co-Founder und Projektleitung, Aware
Der AntragHeld–Unterschied
Bereits in den ersten Wochen zeigte sich der Effekt der Zusammenarbeit:
✔ Beschleunigte Einreichungen
Durch konsistente Vorab-Strukturierung konnten Anträge bis zu 30 % schneller eingereicht werden.
✔ Spürbare Entlastung des internen Teams
AntragHeld übernahm den gesamten behördlichen Prozess – Aware konnte sich auf Produkt, Teamstruktur und Organisation konzentrieren.
✔ “Zero Surprise Principle”
Vorausschauend zusammengestellte Unterlagen reduzierten Nachforderungen deutlich.
✔ Skalierbares Modell für zukünftige Standorte
Neue Locations können innerhalb weniger Tage bewertet und in den Genehmigungsprozess überführt werden.